Se você trabalha como síndico, sabe que administrar não é uma tarefa fácil, pois o trabalho exige muitos cuidados e conhecimentos específicos de gestão. O administrador precisa controlar, acompanhar as situações cotidianas dos condomínios, fazer contas, relatórios, documentos, entre outros.
É neste momento em que o software de gestão de condominios se torna imprescindível, é necessário investir em ferramentas digitais. Cada vez mais proprietários estão adotando essas medidas como forma de otimizar a gestão e agregar qualidade de vida aos moradores.
O grande segredo é escolher opções que se adequem às necessidades do trabalho em geral. Assim, além das soluções para os problemas existentes, você pode trazer diversos outros recursos que auxiliam na tomada de decisões e na comunicação eficaz que melhora a convivência.
Acompanhar os avanços tecnológicos na gestão de condomínios é uma boa forma do gestor conhecer soluções que podem torná-lo um gestor mais eficiente. Que gestor não gostaria de uma gestão mais fácil e rotinas mais simplificadas?
Primeiro, o que são ferramentas digitais?
São os recursos digitais que permitem o uso de tecnologias para facilitar a comunicação e o acesso à informação, por meio de dispositivos eletrônicos como tablets, smartphones e computadores.
Alguns exemplos de ferramentas digitais são aplicativos, programas, plataformas virtuais, softwares, entre outros.
As ferramentas de marketing digital são um recurso importante para os condôminos, pois permitem atrair a atenção de seus potenciais inquilinos, por meio da otimização de mecanismos de busca que ajudam a atrair clientes de forma orgânica.
No campo administrativo, existem hoje diversas ferramentas digitais desenvolvidas justamente para facilitar a vida dos gestores automatizando processos.
Uso da tecnologia para prestar um serviço de qualidade. Um bom software para condôminos e uma ferramenta de CRM, além de aplicativos de comunicação, são de extrema importância para oferecer um serviço rápido e de qualidade. Também é comum o sistema de controle de acesso, que visa a segurança dos moradores ao registrar quem entra, sai, visitas, encomendas, etc.
Outro ponto importante do uso da tecnologia é a automação de tarefas, como o envio de lembretes de pagamentos, renovação de contratos, emissão de relatórios de inadimplência, etc.
Esse tipo de automação, além de demonstrar organização, otimiza o tempo.
Como o software pode ajudar na gestão de condomínios?
Como o simples uso do CRM pode ajudar os gerentes de condomínio a identificar e resolver problemas rapidamente e transformar situações negativas em novas oportunidades de negócios. Vamos ver!
1. Escolha do software
Um software de gestão de condomínios precisa ter um CRM e uma função de Gestão (financeira, pessoal, cobrança) na mesma plataforma, isso facilitará a automatização das tarefas.
O CRM é um plano desenvolvido para facilitar o contato entre a empresa e o cliente, automatizando e deixando tudo de forma simplificada para a comunicação e organização de ambas as partes.
Existem softwares que são feitos sob esse planejamento, justamente com o objetivo de simplificar todo o processo de comunicação, organização e planejamento.
2. Treinamento
É importante que o administrador do condomínio faça uma boa implementação, dando treinamento adequado para que seus funcionários e demais inquilinos manuseiem o software CRM com facilidade.
Manter bem estabelecida a forma como o locador/gerente entrará em contato com os proprietários da unidade é essencial, aliás, deve ser uma das primeiras orientações na hora de implantar esse tipo de software.
3. Tecnologia em nuvem
Outro passo importante para analisar em um software é se ele será local ou na nuvem, sendo a segunda opção um pouco mais prática, pois tudo ficará armazenado no sistema Cloud, não precisando de algo físico para conter todos os dados, como um servidor ou um computador com arquivos específicos.
Na nuvem, o processo é mais seguro, pois todos os dados são protegidos por criptografia e você não precisa se preocupar com proteção de dados e backups.
4. Rastreamento
Por fim, organizar e planejar a pré e pós implantação é outra etapa importante e essencial, pois a pré-implementação ajuda a entender os proprietários das unidades e suas dificuldades e instalações com a tecnologia, enquanto a pós é uma avaliação da eficácia do programa.
Benefícios de usar um software de gestão de condomínios
Vejamos os 3 principais benefícios de usar esse tipo de solução:
Controle financeiro total na gestão do condomínio
A prestação de contas é uma atividade fundamental na rotina do síndico, afinal, todos querem saber como foi aplicada a taxa de condomínio. O software de gestão também pode ajudar nessa tarefa, simplificando todo o processo.
Uma das funções é o envio de documentos para divulgação de recibos de pagamento ou outras contas. Dessa forma, sua gestão é muito mais transparente e os proprietários das unidades estão cientes do bom trabalho realizado.
O software de gestão é justamente a facilidade nesse controle financeiro, com planilhas, digitalização de documentos e armazenamento de recibos, mantendo a documentação organizada e ainda pode fornecer informações para você tomar as melhores decisões.
Gestão de tempo otimizada
A rotina administrativa é muito mais burocrática quando temos que lidar com toda a documentação física. Bem, com um software de gestão, é possível se livrar da papelada.
Por funcionar online, o síndico tem acesso a todas as informações de qualquer lugar e em tempo real sobre tudo e todos, lembrando que é sempre estar ao lado de uma empresa de recuperação de dados, pois se algum problema ou desastre acontecer você não fica com grandes prejuízos. Dessa forma, você poderá tomar decisões com muito mais rapidez e, claro, otimizar muito a gestão do seu tempo, podendo dedicar mais atenção às questões relevantes.
Processos mais eficientes
Reservas de equipamentos e salas ou inscrição para uso de áreas comuns. Gerenciar todos esses processos pode ser um problema para o gerente, principalmente se ele executar as tarefas manualmente.
Com o software de gestão, além de garantir o controle total de todos esses processos, o responsável também pode disponibilizar as informações para todos os condôminos, evitando transtornos e facilitando o dia a dia de todos. Ou seja, a gestão de condomínios pode ser profissionalizada em nível societário, desde que a qualidade de todas as ações do síndico seja garantida!