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Dicas importantes para você escolher o melhor software de gerenciamento de processos para a sua empresa

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O software de gerenciamento de projetos é uma forma versátil de agilizar o processo de gerenciamento de qualquer projeto, seja projetar e construir o interior de um edifício ou criar um site para um cliente. O software de gerenciamento de processos ajuda a unificar o processo, em vez de forçar as equipes a trabalhar em vários aplicativos diferentes. Em vez disso, ferramentas de comunicação, compartilhamento de arquivos, monitoramento de tarefas e prazos e relatórios são todos consolidados em um único aplicativo de software.

O software de gerenciamento de processos funciona como um espaço de trabalho em tempo real que ajuda a manter os olhos focados no quadro geral, ao mesmo tempo em que gerencia com eficácia os detalhes do dia a dia. Contratar uma empresa de consultoria sistema protheus pode além de agilizar o seu processo de escolha, fazer com que a empresa te ajude a escolher o software correto para a sua empresa.

Os melhores são dinâmicos, reprogramando automaticamente o trabalho quando um prazo é perdido; alguns até mesmo reprogramam o trabalho dependendo da conclusão da tarefa tardia.

Eu preciso de um software de gerenciamento?

É importante reconhecer que o software de gerenciamento é projetado para projetos completos que exigem tempo e trabalho em equipe para serem concluídos. Eles provavelmente são muito abrangentes e aprofundados para o trabalho de rotina. Por exemplo, usar um software de gerenciamento para instalar e configurar uma rede de computadores seria bastante útil. No entanto, usar um software de gerenciamento para manter uma rede de computadores provavelmente seria desajeitado e confuso.

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Uma boa regra para determinar se você está trabalhando em um projeto é perguntar: “Tenho uma data de início definitiva? Tenho um prazo definitivo? Tenho uma compreensão clara de meus objetivos até lá?”

Uma empresa precisa de um software de gerenciamento quando está coordenando entre vários indivíduos ou unidades de negócios, tanto interna quanto externamente, para concluir tarefas que envolvem uma variedade de entregas ou criativos. É uma prática recomendada para que todas as informações e conversas relacionadas a um projeto ou tarefa específica possam ser documentadas e delegadas a cada parte interessada envolvida.

Os sinais indicadores de que uma organização precisa de gerenciamento incluem o seguinte:

  • Projetos atrasados ​​devido ao excesso de correspondência por e-mail, com o trabalho ficando enterrado nas caixas de entrada dos membros da equipe
  • Confusão em torno de planilhas excessivamente ocupadas e não fáceis de usar
  • Prazos perdidos, seja com tarefas individuais ou projetos completos, por falta de prestação de contas e transparência no processo
  • Fraca comunicação entre os membros da equipe e gerentes devido a uma falha em relatar o status do projeto ou tarefas individuais
  • Trabalho sobreposto ou redundante devido à confusão em torno da função específica de cada membro da equipe
  • Cronogramas pouco claros ou perdidos como resultado de mau planejamento ou má comunicação

Aproveitar as soluções de gerenciamento de projetos na situação certa pode agilizar todo o processo, permitindo que sua equipe entregue um trabalho de maior qualidade em menos tempo. O melhor software permite que você salve e rastreie vários projetos simultaneamente, tornando mais fácil monitorar os prazos e o progresso individual dos membros da equipe, ou seja, pode ser utilizado por diversas empresas, desde uma pequena startup até uma empresa de aparelho caça vazamento. Essencialmente, sua carga de trabalho pode ser salva em uma única plataforma, onde cada um dos membros de sua equipe tem acesso a todas as informações de que precisam para cumprir sua própria função.

Qual é a aparência do software de gerenciamento?

O software de gerenciamento geralmente começa com um painel que serve como base e fornece acesso a todos os principais recursos do software. No painel, os usuários geralmente podem criar novos projetos, bem como gerenciar e organizar os antigos. 

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Em muitas soluções de gerenciamento de projetos, o painel também abriga uma visão geral dos projetos ativos e concluídos, que os usuários podem acessar a qualquer momento. Os painéis muitas vezes podem ser compartilhados por equipes inteiras, dando a todos acesso de um toque a projetos e tarefas relevantes.

Escolhendo o software de gerenciamento certo

Embora a maioria dos aplicativos de gerenciamento de qualidade ofereça todos os recursos descritos acima, não existem dois exatamente iguais. Isso torna o processo de seleção um componente essencial para o sucesso de sua organização. Uma grande empresa, por exemplo, terá necessidades diferentes de uma pequena startup com uma equipe minúscula. Examinar cada aplicativo de perto e fazer as perguntas certas é fundamental.

Também pode ser útil identificar os problemas específicos que você tem atualmente ao gerenciar projetos. Ao reconhecer onde estão as armadilhas talvez compartilhar atualizações oportunas com um cliente ou talvez seja a comunicação interna, você pode se concentrar mais facilmente no software que reforça seus pontos fortes e oferece suporte aos seus pontos fracos. Cada aplicativo de gerenciamento tem seus próprios recursos de destaque, portanto, selecionar um que complemente sua equipe é fundamental.